Notas de Contabilidad y Asientos Directos

Descripción General

Las Notas de Contabilidad permiten asentar operaciones que no se derivan directamente de una factura comercial, recibo de caja o comprobante de egreso estándar (tales como depreciaciones de activos fijos, amortización de diferidos, provisiones de nómina, ajustes por diferencia en cambio y reclasificaciones entre cuentas). Dirigido a Contadores Generales y Asistentes de Contabilidad.

Flujo Operativo

1. Acceso a la vista: Navega a /process/accounting-notes/new en el panel principal (o pulsa el botón + Nueva Nota Contable desde /process/accounting-notes).

2. Diligenciamiento del formulario:

   • Fecha de la Nota: Fecha contable del registro.
   • Concepto: Descripción clara del asiento (ej: Depreciación acumulada maquinaria mes corriente).
   • Centro de Costo: Selector obligatorio de Centro de Costo de manera obligatoria en el sistema, para imputar el gasto o deducción analítica.
   • Grilla de Partidas Dobles:
     • Selecciona la cuenta PUC (ej: 5160 - Depreciaciones).
     • Asigna el Tercero involucrado (o NIT propio de la empresa).
     • Digita el valor en la columna Débito o Crédito correspondiente.
     • Añade la contrapartida contable (ej: 1592 - Depreciación acumulada).

3. Ejecución y Confirmación: Haz clic en el botón Guardar y Aplicar Nota. El sistema valida que la diferencia entre débitos y créditos sea cero (Total Débito - Total Crédito = 0) y confirma: "Nota de contabilidad procesada exitosamente".

Reglas de Negocio y Validaciones

• Presencia de Centro de Costo: Toda nota contable valida la disponibilidad obligatoria del selector de Centro de Costo para evitar la existencia de gastos o costos huérfanos sin unidad operativa asignada.
• Validación Automática de Cuentas: No se permite guardar líneas con cuentas de nivel mayor (no imputables) o cuentas inactivas.

Tabla de Estados y Acciones Permitidas

Estado	Descripción	Acciones Disponibles
Borrador	Nota contable en confección o desbalanceada.	Modificar importes, agregar líneas, descartar.
Aplicada	Nota asentada en libros contables.	Imprimir comprobante PDF, consultar asiento en libros mayores.
Anulada	Nota cancelada mediante contra-asiento formal.	Solo consulta de auditoría histórica.

Restricciones Operativas

No es posible guardar una nota de contabilidad con una sola línea o con un saldo pendiente en la casilla de descuadre.