Items (Productos y Servicios)

Descripción General

El módulo de Items centraliza el catálogo de productos tangibles y servicios comercializados por la empresa. Dirigido a Administradores de Inventario, Vendedores y Encargados de Compras. Define el comportamiento comercial (precios de venta, descuentos), tributario (tarifas de IVA/INC), logístico (unidades de medida, peso, código de barras) y contable (cuentas de inventario, costo de ventas e ingresos).

Flujo Operativo

1. Acceso a la vista: Navega a /products/items en el panel principal y pulsa el botón + Nuevo Ítem para abrir el panel lateral de registro.

   

2. Diligenciamiento del formulario (Panel “Nuevo Item”):

   • Información Básica:
     • Código (*): Identificador obligatorio y único corporativo del artículo (ej: 1001-0001 o SKU).
     • Nombre (*): Nombre comercial completo y visible del ítem.
     • Código de barras: Código EAN / UPC para lectura óptica con escáner o en punto de venta (POS).
     • Serial / Referencia: Referencia del fabricante, modelo o serial de catálogo (opcional).
     • Tipo de Ítem: Selección entre Producto (bien físico sujeto a control de stock) o Servicio (intangible sin bodegaje físico).
     • Descripción: Especificaciones adicionales, características del producto o notas internas.
   • Clasificación y Contabilidad:
     • Marca: Marca comercial del fabricante o distribuidor asociada al catálogo de marcas.
     • Categoría: Clasificación dentro del árbol taxonómico de categorías de inventario.
     • Unidad de medida (*): Unidad base para almacenamiento, costeo y facturación electrónica (ej: Unidad base, KGM, MTR).
     • Tarifa IVA: Tarifa impositiva aplicable al artículo (Exento 0%, Excluido, 5%, 19% general).
     • Centro de Costo por Defecto: Centro de costo para imputación contable (ej: 001 - GLOBAL / GENERAL).
     • Línea de inventario (*): Selección de la línea maestra (ej: LIN01 - MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA). Al seleccionarla, se despliega el bloque informativo con las cuentas PUC de activo, costo, ingresos y ajustes que se heredarán automáticamente.
   • Inventario y Restricciones:
     • Permitir saldo negativo: Switch para habilitar facturación y despachos incluso si no hay existencias físicas en bodega.
     • Manejo de lotes y vencimiento: Switch para exigir trazabilidad estricta por número de lote y fecha de caducidad en cada movimiento.
   • Estado y Disponibilidad:
     • Estado del Ítem: Control de activación (Activo / Inactivo). Los ítems inactivos no admiten nuevas operaciones pero conservan su trazabilidad histórica en Kardex.

   

3. Ejecución y Confirmación: Haz clic en el botón Guardar ubicado en la esquina inferior derecha del panel lateral. El sistema valida la integridad de los datos, la no duplicidad del código y confirma la creación del registro en el catálogo.

Reglas de Negocio y Validaciones

• Enlace Contable Automático: Al asociar una Línea de Inventario, el artículo hereda automáticamente la cuenta de activo (1435), cuenta de ingresos (4135), cuenta de devoluciones (4175) y cuenta de costo de ventas (6135).
• Control de Negativos: El sistema impide generar facturas o remisiones que dejen el inventario en saldo negativo si la opción de empresa Permitir saldo negativo está desactivada.
• Servicios sin Kardex: Los items clasificados como Servicio no generan movimientos físicos ni afectan existencias en bodegas.

Tabla de Estados y Acciones Permitidas

Estado	Descripción	Acciones Disponibles
Activo	Producto disponible para facturación, compras y traslados.	Comercialización plena, ajuste de precios, conteos.
Agotado	Existencias en cero en todas las bodegas activas.	Bloqueo de venta si no permite inventario negativo; habilitado en compras.
Descontinuado	Artículo retirado de catálogo.	Oculto en catálogo POS y venta; se preserva su histórico en Kardex.

Restricciones Operativas

No es posible cambiar el tipo de un item de Servicio a Producto Físico (o viceversa) una vez que haya registrado movimientos en Kardex o transacciones contables. Este producto seguirá las reglas de inventario, CPP y cuentas definidas en la línea seleccionada.